Werkzeuge für ein erfolgreiches Zeitmanagement

Hättest Du auch gerne mehr Zeit? Der Tag ist schon wieder vorbei und Du hast noch so viel zu erledigen? Dieser Artikel wird Dir nicht dabei helfen, noch mehr Aufgaben in den ohnehin schon vollen (Arbeits-)Tag zu pressen. Doch wenn Du die folgenden Tipps anwendest, wirst Du mehr Zeit finden. Mehr Zeit für Dich, Deine Kreativität und Freiraum zum Denken. All das trägt wesentlich zu einem erfolgreichen Selbstmanagement und damit zu Deiner beruflichen Entwicklung bei. Die Grundlagen hierfür findest Du auch in unserem Artikel "Alles im Griff".

Wir stellen Dir heute zusätzliche Methoden, die Du direkt umsetzen kannst und die ein enormes Potenzial haben, Deinen Wirkungsgrad merklich zu erhöhen. Denn Zeit ist eine unveränderliche naturwissenschaftliche Größe, einzigartig und unwiederholbar. Es gibt keine Möglichkeit, sie zu verlängern oder zu verkürzen (wir lassen hier großzügig Dinge wie Zeitschleifen, Spiegeluniversen oder das Reisen mit Lichtgeschwindigkeit außer Acht). Und für uns alle gilt dasselbe: 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche. Doch wie nutzen wir diese kostbare Ressource nun produktiv und so, dass sie uns zugutekommt?

4-Feld-Minimalismus für das wirklich Entscheidende

Die Aufgabenliste ist so lang wie Deine Abschlussarbeit? Jede neue Aufgabe, die auf Deinen Schreibtisch kommt, ist „eilig“ und super „dringend“ und in der Prio „ganz oben“?

Willkommen im Dilemma!

Prioritäten helfen Dir, begrenzte Ressourcen auf das zu konzentrieren, was wirklich auf das angestrebte Ergebnis einzahlt. Also ist es wichtig, Deine Ziele zu kennen – im beruflichen Kontext und auch persönlich. Erst wenn Du diese verinnerlicht hast, kannst Du wirklich gut priorisieren. Dabei kann Dir als Methode zum Beispiel das Eisenhower-Prinzip helfen:

Die Eisenhower-Matrix ist einfach zu handhaben und ein sehr effektives Werkzeug. Sie basiert auf der Unterscheidung nach „Dringlichkeit“ und „Wichtigkeit“, wodurch vier Quadranten mit den Prioritäten A bis D entstehen. Ordne jeder Deiner Aufgaben eine Priorität zu. Durch diese Einteilung kannst Du besser entscheiden, welche Aufgaben sofort erledigt werden müssen und welche Du später oder auch gar nicht erledigst.

Wenn Du Aufgaben abgeben (delegieren) kannst, dann kann das übrigens alle Prioritäten (außer natürlich D – diese Aufgaben brauchen nicht bearbeitet werden) betreffen! Denke auch stets daran: Du bist in einem Tech-Unternehmen meist in einem dynamischen Umfeld unterwegs. Priorisierungen können sich ändern und müssen mit den Zielen im Einklang stehen, um wirkungsvoll zu sein. Außerdem ist die Priorität in der Aufgabenliste Deiner Kolleg:in oder der Führungskraft nicht unbedingt die gleiche wie Deine eigene.

Damit kommen wir zum zweiten Prinzip, das sich hervorragend mit dem Eisenhower-Fenster verbinden lässt und den „4-Feld-Minimalismus“ vervollständigt: Das Pareto-Prinzip, benannt nach Vilfredo Pareto. Es besagt, dass 80 % der Ergebnisse mit 20 % des Gesamtaufwandes erreicht werden. Anders ausgedrückt: 80 % Deiner Zeit beanspruchen die kleinen Aufgaben, die nur 20 % zum Ergebnis beitragen! Beeindruckend, oder? Kaum ein Produktivitäts-Prinzip hat einen größeren ROI (Return on Investment) als das Pareto-Prinzip. Wenn Du erkennst, was die wirklich wichtigen Dinge für Dein Vorhaben und Deine Ziele sind, kannst Du Deine Ressourcen viel besser einteilen und in weniger Zeit sogar bessere Ergebnisse erreichen.

Also, bevor Du überhaupt mit der eigentlichen Priorisierung beginnst, solltest Du die dahinterliegenden Ziele kennen, Deine Aufgabenliste durchgehen und gründlich aussortieren!

Quadratische Tomaten für effektives Arbeiten

Kennst Du noch diese mechanischen Küchenuhren in Form von Gemüse aus der Zeit vor Smartphones? Der italienische Unternehmer Francesco Cirollo hatte so eine Uhr in Form einer Tomate und nutzte sie, um effektiver zu arbeiten und (hey – er war Student zu der Zeit) auch der ewigen Prokrastination zu entkommen. Der Name für diese Methode war damit sofort klar: Pomodoro, italienisch für Tomate.

Die Methode funktioniert so: Du teilst Dir Deine Aufgabe in kleine Pakete ein und arbeitest diese rhythmisch und mit hohem Fokus ab. Ein Pomodoro dauert im Regelfall 25 Minuten, die Du mit voller Konzentration an einem Aufgabenpaket arbeitest. Volle Konzentration ist auch so gemeint! Kein Smartphone, keine Mails, kein kurz-ins-Bad, kein erst-noch-Schreibtisch-aufräumen. Es geht ausschließlich um die Aufgabe, die Du Dir vorgenommen hast. Das ist schon der ganze Trick. Erstaunlich simpel – und so wirkungsvoll!

Hier nochmal der Ablauf:

Und warum jetzt quadratisch? Besonders effektiv wird es, wenn Du die Pomodoro-Technik mit Timeboxing verbindest. Diese Vorgehensweise stammt aus dem Projektmanagement, bei dem für einzelne Aufgaben neben der Priorität auch ein festgelegtes Zeitfenster („Box“) eingeplant wird. Das Parkinsonsche Gesetz besagt, dass sich Aufgaben so lange hinziehen, bis sie die zur Fertigstellung verfügbare Zeit ausfüllen. Anders gesagt: Wenn Du für eine Aufgabe, die Du in 2 Stunden schaffen könntest, 4 Stunden zur Verfügung hast, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Du auch die vollen 4 Stunden dafür benötigen wirst. Du kannst Deine Aufgaben auch in „Pomodori“ (25-Minuten-Einheiten) einteilen und so den Zeitbedarf planen.

Die Kombination aus Pomodoro und Timeboxing ergibt ein sehr wirkungsvolles Werkzeug und hilft dabei:

• … den Fokus zu halten und so weniger Fehler zu machen (auch das spart wiederum Zeit)
• … Unterbrechungen und Störungen zu verhindern (das verringert auch den empfundenen Stresslevel)
• … überhaupt anzufangen. Besonders, wenn Du vor großen, unübersichtlichen Aufgaben stehst, kennst Du vielleicht einen inneren Widerstand, der verhindert, dass Du überhaupt beginnst. Kleine Arbeitspakete machen es leichter, den ersten Schritt zu gehen.

Übrigens: Die 25 Minuten Pomodoro-Dauer sind natürlich nicht in Stein gemeißelt. Probiere aus, was für Dich am besten funktioniert! Und noch ein Tipp zu den Unterbrechungen: Der Flugmodus auf Deinem Smartphone ist Dein bester Helfer, um die Versuchung „nur kurz“ draufzuschauen, zu minimieren 😉.

Die bewährten Methoden (es gibt natürlich noch mehr als oben beschrieben) sind nur dann effektiv, wenn Du sie auch auf Dich abgestimmt einsetzen kannst. Viele Menschen möchten mit Zeitmanagement-Techniken in erster Linie „Zeit sparen“, doch die übervolle Aufgabenliste, zu viele Überstunden und Unzufriedenheit sind erstmal nur Symptome eines anderen Problems. Die richtigen Methoden zum Zeitmanagement können wie ein Medikament bei einer Erkrankung wirken. Doch auch da braucht es vorher eine Diagnose.

Also, wie lautet Deine Diagnose? Was sind denn Deine ganz persönlichen Zeitfresser? Nimm Dir ein Blatt Papier und erstelle Deine eigene Liste mit Deiner ganz persönlichen „Zeit-Diagnose“!

Typische Beispiele sind:

• Arbeitsunterbrechungen durch Kolleg:innen und Vorgesetzte. Das typische „Könntest Du kurz?“ oder „Kannst Du spontan zu dem Meeting dazukommen?“ bringen viel Unruhe in den Tag.
• Immer wieder nach Informationen suchen, weil der Schreibtisch überfüllt ist. Unordnung macht es nicht nur schwierig, die richtigen Dinge zur richtigen Zeit zu finden, sondern lenkt auch immens ab.
• Mangelnde Motivation für die aktuelle Aufgabe und langes Aufschieben
• Ablenkungen durch E-Mails, sei es durch Benachrichtigungen, endlose Diskussionen oder unübersichtliche Posteingänge.
• Social Media ist natürlich auch perfekt zum Zeitverschwenden.
• Der Hang zur Perfektion (psst... Hier kann Dir auch das genannte Pareto-Prinzip helfen).
• uvm.

Nicht alle Zeitdiebe lassen sich immer vermeiden, das ist klar. Doch es gibt Hoffnung (und Potenzial). Wenn Du aktiv eine Verbesserung erreichen möchtest, schau Dir die Diagnose, die Du gerade gestellt hast, nochmal an und überlege, welcher „Therapieansatz“ für Dich geeignet ist. Das Problem ist oft bereits ein Teil der Lösung!

Ein Beispiel: Hast Du die E-Mails als Zeitfresser entlarvt, dann versuche, diese nur noch dreimal am Tag in geplanten Zeitblöcken zu lesen und zu beantworten und die Benachrichtigungen auszuschalten. Zwischendrin bleibt das Mailprogramm geschlossen.

Bestimmt findest auch Du in Deiner Diagnose schon Ansätze, wie Du für Dich ein besseres Zeitmanagement aufbauen kannst. Denn: Die beste Methode nützt nichts, wenn sie nicht zu Dir und Deinem Leben passt.