Alles im Griff! Effektives Selbstmanagement

Ingenieurwissenschaftliche Studiengänge (und auch viele andere 😉 ) sind nicht ohne, das hast Du bestimmt auch gemerkt. Wer sich gut organisiert, ist klar im Vorteil. Im Job wird dieser Faktor noch deutlicher zu Tragen kommen, denn wir werden mit immer komplexeren Herausforderungen konfrontiert. Wenn wir einen Blick auf unser heutiges Arbeitsumfeld werfen, dann stoßen wir auf: hohe Anforderungen, vielschichtige und undurchsichtige Problemstellungen, wechselnde Randbedingungen und abnehmende Planungssicherheit.

Damit muss man erstmal umgehen können und als Ingenieur:in ist es ein Teil Deiner Aufgabe, in diesem Umfeld sehr gute oder herausragende Ergebnisse mit entsprechend hohem Wirkungsgrad zu erreichen. Eine Schlüsselkompetenz, die Dir bei diesem Spagat hilft, ist ein gutes Selbstmanagement.

In diesem Artikel erfährst Du, wann und wie Du optimal starten kannst und welche Techniken und Tools für Dich nützlich sein können.

Stichwort Herausforderungen: Als Ingenieur:in bewegst Du Dich in Deinem Tun oft in einem Anforderungsdreieck aus Zeit, Qualität und Kosten. Das Produkt, das Du (mit-)entwickelst, wird sich irgendwo auf diesen Achsen einsortieren. An welcher Stelle genau, ist Teil der Zielsetzung.

Bei genauem Hinschauen erkennst Du, dass auch jedes Deiner Studienprojekte und Deine Abschlussarbeit in diesem Dreieck angesiedelt sind: Eine Projektarbeit am Abend vor der Abgabe-Deadline zu verfassen, wird zu Lasten der Qualität gehen. Für ein richtig gutes Ergebnis brauchst Du länger und musst mehr investieren.

Damit Du überhaupt planen kannst, brauchst Du also zunächst ein Ziel. Was möchtest Du erreichen und mit welchem Qualitäts-, Zeit- und Kostenlevel? Das Beispiel in „Studisprache“: Reicht das Bestehen der Klausur oder soll es eine sehr gute Benotung werden? Von Deiner Zielsetzung lassen sich Aufgaben ableiten, die wiederum Prioritäten bekommen und abgearbeitet werden können.

Nur selten haben wir – egal ob in Studium oder Beruf – nur eine Aufgabe auf dem Tisch. Meist sind wir in verschiedenen Projekten und Themen eingebunden. Damit bist Du Deine eigene Projektmanager:in und bist dafür verantwortlich, dass die unterschiedlichen Themen genügend Aufmerksamkeit bekommen. Die gute Nachricht: Das alles möglichst produktiv und stressarm zu gestalten, kannst Du lernen.

Vielleicht ist es Dir schon aufgefallen. Ich spreche in diesem Artikel von Selbstmanagement, nicht nur von Zeitmanagement. Warum?

Schauen wir uns mögliche Ziele an: alles im Griff haben, viele Dinge unter einen Hut bekommen und dabei auch das Privatleben nicht vernachlässigen (Stichwort Work-Life-Balance), …

Wir haben alle nur 24 Stunden am Tag, da ist es kaum zweckmäßig, so viele Aufgaben wie möglich in diese Zeit zu pressen. Selbstmanagement ist damit mehr als das bloße Terminieren von Aufgaben und mehr als das Setzen von Prioritäten. Es ist zum Beispiel die Frage, wie wir selbst mit unserer Zeit umgehen.

Prüfe doch einmal, wie viel Zeit Du mit welchen Aufgaben und welchen Lebensbereichen verbringst, das kann spannende Erkenntnisse bringen! Berücksichtige dabei unbedingt auch die privaten Bereiche, wie Freund:innen, Familie, Sport, Hobby, …

Zum erfolgreichen Selbstmanagement gehört nach Andrea Berger (u.a.: „Multidisciplinary perspectives on attention and the development of self-regulation.“ In: Progress in Neurobiology. Band 82, 2007) auch:

1. selbständig sinnvolle und eigene Ziele zu setzen.

2. mit Planung und Organisation die Umsetzung der Ziele zu ermöglichen.

3. sich selbst zu motivieren und den Plan auch bis zum Abschluss der Aufgaben umzusetzen.

4. regelmäßige Fortschritts- und Ergebniskontrollen durchzuführen.

5. lernen und Maßnahmen definieren, um besser zu werden.

Ganz schön umfangreich, oder? Kümmern wir uns um die Anwendung! Der Schwerpunkt dieses Artikels liegt auf der Organisation und Umsetzung unserer Aufgaben.

1. Monotasking: Die Technik des Monotaskings ist sehr simpel und gleichzeitig äußerst effektiv. Anstatt immer mehr parallel zu machen, ist es vorteilhaft, sich auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren. Diese eine Aufgabe rückt in den Fokus und bekommt Deine ganze Aufmerksamkeit. Das Gegenteil davon nennen wir oft „Multitasking“ und wir sehen das sogar als Zeichen für besonders hohes Engagement und Ergebnisorientierung. Doch das Prinzip funktioniert nicht – niemand (liebe Ingenieurinnen – ihr auch nicht) ist in der Lage, zwei oder mehr komplexe Aufgaben zeitgleich zu erledigen. Wir schalten lediglich schnell zwischen den Themen hin und her. Das ermüdet und führt dazu, dass wir nicht mehr alles mitbekommen (beschrieben in zahlreichen Studien, z.B. in der Arbeit von A. Baethge und T. Rigotti „Arbeitsunterbrechungen und Multitasking“).

2. Deep-Work-Phasen: Du kennst das vielleicht schon aus dem Studium. Du hast Dir vorgenommen, in den nächsten zwei Stunden an der Projektdokumentation zu arbeiten, doch dann vibriert das Smartphone. Eine Mail kommt rein und auch in der Bibliothek klappt es mit dem ruhigen Arbeiten kaum, da immer wieder Kommiliton:innen in den Arbeitsraum kommen und sich unterhalten. Deine Produktivität leidet und so wirklich zufrieden macht das auch nicht. Mit dem Berufseinstieg kommen noch neue Störungen dazu: mehr E-Mails, Nachrichten im internen Messenger-Dienst, Kolleg:innen, die Geräuschkulisse im Büro, … Deep-Work-Phasen können Dir hier helfen, indem Du sie gezielt als Zeitblöcke hoher Konzentration verwendest, um z.B. sehr anspruchsvolle Aufgaben zu lösen. Die Methode wurde von Cal Newport in seinen Büchern beschrieben und fordert Dich auf, aktiv die richtige Arbeitsatmosphäre für Deine Arbeit zu schaffen. Zum Beispiel, indem Du Dir feste Termine mit geeigneter Länge definierst, Deine Erreichbarkeit in dieser Zeit stark einschränkst und Deine Konzentration konsequent trainierst. Am besten funktionieren hier Routinen und schon kurze Deep-Work-Phasen zeigen eine Wirkung.

3. Überblick: Fokus und Monotasking nützen nichts, wenn Du an den falschen Aufgaben arbeitest. Die „falschen“ Aufgaben sind diejenigen, die nicht dazu beitragen, dass Du ein gestecktes Ziel erreichst. Um zu wissen, welche das wirklich sind, ist es sehr empfehlenswert, den Überblick über das eigene Projekt zu bewahren. Meistens werden Dich sogar mehrere Projekte beschäftigen, z.B. auch im Privatleben. Schaffe Dir hier den Durchblick und schreibe am besten alle Aufgaben einmal auf.

4. Gute Planung: Deadlines hältst Du leichtern ein, wenn Du Deine Aufgaben gut planst. Gerade als Ingenieur:in wirst Du z.B. in Projekten mit zeitlichen Herausforderungen konfrontiert sein. Der beste Weg hierdurch ist eine Planung, die alles Wichtige beinhaltet und doch genug Spielraum für Änderungen bereithält.

Wenn Du Deine Aufgaben und Projekte gut priorisierst und managest, tappst Du auch seltener in die Stressfalle. In unserem Artikel zu diesem Thema findest Du viele Hinweise, wie ein aktives und individuelles Stressmanagement für Ingenieur:innen aussehen kann!

So manche:r Lesende wird jetzt einen Gedanken im Kopf haben, der so ähnlich klingt: „Ach, so dramatisch ist das ja bei mir nicht“. Erwischt?

Wie wäre es, wenn Du gutes Selbstmanagement als präventive Maßnahme verwendest? Am einfachsten ist es, wenn Du Dir Dein System schon aufbaust, bevor die Arbeitslast zu groß wird. Die meisten Ingenieur:innen haben ihr eigenes System entwickelt. Das braucht ein wenig Zeit und genug Luft, um Methoden und Tools auszuprobieren. Was davon für den eigenen Anwendungsfall gut funktioniert, wird übernommen alles andere wieder fallengelassen.

Falls Du doch schon mittendrin steckst: Keine Panik. Verschaffe Dir als erstes einen Gesamtüberblick und notiere alle (wirklich alle!) Aufgaben. Dann priorisiere und plane Dein Projekt. Nach und nach kommst Du z.B. mit Deep-Work-Phasen und Monotasking Deinem Ziel einen Schritt näher.

Wenn Du nach Tools suchst, wirst Du feststellen, dass es eine überwältigende Anzahl von Anbietern gibt. Folgende Tool-Arten können für Dich sinnvoll sein, ob analog oder digital entscheidet vor allem Dein Geschmack und die Frage, ob andere auf Deine Inhalte Zugriff haben sollen oder sogar müssen:

• Kalender / Kalender-Anwendungen und -Apps
• Notizbücher / Digitale Notizbücher
• To-Do-Listen / To-Do-Apps
• Kanban-Boards / Projektmanagement-Tools (digitale Kanban-Boards)
• Aufgabenmanagement über KI
• …

Bevor Du Dich für ein Tool entscheidest, überlege, welche Aufgabe das Tool für Dich erfüllen soll und welche Anforderungen Du hast. Wenn Du Dich dann für ein System entschieden hast, dann teste es wirklich intensiv und bleibe einige Zeit dabei. Sei ruhig mutig beim Ausprobieren und traue Dich, auch Unbekanntes zu testen. Die wichtigste Regel dabei: Keep it simple. Oft ist weniger mehr.